Auskunftsrecht: So erfahren Sie, was ein Unternehmen über Sie weiß

Sie können jedes Unternehmen um eine Kopie der Daten bitten, die es über Sie hat. Das ist kostenlos, Sie brauchen keinen Grund, und das Unternehmen muss binnen eines Monats antworten.

Onlineshops, Ihre Bank, Ihr Arbeitgeber, Ihre Vermieterin, eine App, die Sie einmal installiert haben: Sie alle speichern Daten über Sie. Art. 15 DSGVO gibt Ihnen das Recht, genau zu erfahren, welche, wozu und wie lange. Auf diesem Recht bauen die meisten anderen auf: Berichtigen oder löschen lassen können Sie Daten erst, wenn Sie wissen, dass es sie gibt.

Was Sie erhalten

Das Unternehmen muss bestätigen, ob es überhaupt Daten über Sie verarbeitet. Wenn ja, haben Sie Anspruch auf:

• eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• die Zwecke der Verarbeitung
• die Empfänger, auch solche außerhalb der EU
• die Speicherdauer oder die Kriterien dafür
• die Herkunft der Daten, falls nicht von Ihnen
• ob automatisierte Entscheidungen oder Profiling eingesetzt werden
• einen Hinweis auf Ihre weiteren Rechte und Ihr Beschwerderecht

So stellen Sie die Anfrage

1. Den richtigen Kontakt finden. Die Datenschutzerklärung des Unternehmens nennt ihn, oft eine Adresse wie datenschutz@ oder eine Datenschutzbeauftragte.
2. Kurz schreiben. Eine E-Mail oder ein Brief genügt, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Schreiben Sie, dass Sie Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen.
3. Auffindbar machen. Geben Sie Kundennummer, verwendete E-Mail-Adresse oder Geburtsdatum an. Nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität darf das Unternehmen mehr verlangen.
4. Festhalten. Notieren Sie das Datum des Versands, ab dann läuft die Frist.

Sie können unsere Vorlage für das Auskunftsersuchen verwenden: kopieren, Lücken füllen, abschicken.

Fristen und Kosten

Das Unternehmen muss unverzüglich antworten, spätestens binnen eines Monats. Bei komplexen oder vielen Anfragen darf es um zwei weitere Monate verlängern, muss Ihnen das aber im ersten Monat mit Begründung mitteilen. Die erste Kopie ist kostenlos. Für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden.

Wo das Recht endet

Die Kopie darf die Rechte anderer nicht beeinträchtigen, etwa Daten anderer Personen oder Geschäftsgeheimnisse. Diese Teile dürfen geschwärzt werden, die ganze Antwort verweigern darf das Unternehmen deshalb aber nicht. Offenkundig unbegründete oder exzessive Anfragen, etwa jede Woche dieselbe, dürfen abgelehnt oder verrechnet werden.

Keine Antwort?

Erinnern Sie einmal kurz und setzen Sie eine neue Frist von etwa zwei Wochen. Hilft auch das nicht, können Sie sich kostenlos bei der Datenschutzbehörde beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde; in anderen EU-Ländern die Behörde an Ihrem Wohnort.

Für Unternehmen

Auskunftsersuchen gehören zum Alltag, und die Monatsfrist ist kurz. Was hilft:

• eine zuständige Person und ein gemeinsames Postfach für Anfragen
• eine Liste der Systeme mit personenbezogenen Daten: Shop, CRM, E-Mail, Buchhaltung, Backups
• eine Antwortvorlage, die jeden der oben genannten Punkte abdeckt
• ein Protokoll, wann welche Anfrage kam und beantwortet wurde

Wenn Sie das mit uns aufsetzen möchten, schreiben Sie uns.